Јиржи Филип Комерцијална порака: Сегашната понуда на пазарот за системи за управување со мали бизниси е навистина широка. Во исто време, изборот на вистинскиот софтвер е навистина важна одлука. На крајот на краиштата, не сакате да дознаете за неколку недели дека сте направиле несоодветен избор, префрлете се на друга апликација и тренирајте го целиот тим од почеток. Па, како да се движите на преполниот пазар и да изберете софтвер кој ќе расте со вас, а истовремено ќе бидете во тек со најновите трендови?
Проверете ги нашите совети за тоа како да го изберете најдобриот систем за вашиот бизнис и кои барања треба да ги исполнува софтверот за информации.
Зошто да користите систем за управување со мал бизнис?
Постојат многу причини зошто бизнисот треба да користи корпоративен софтвер. Не само големите компании, каде што е нормално да се одржува организација во целата компанија и сите тимови. Но, исто така и за малите компании, каде што ваквата алатка за управување со бизнисот може да биде моќна алатка за подобрување на процесите на компанијата. Ова доведува до зголемување на конкурентноста и успехот на компанијата на долг рок.
Можеби сте во ситуација вашата компанија веќе користи некои алатки... една за фактурирање, една за комуникација, управувате со готовинскиот тек во Excel, во другата Excel имате листа на клиенти, календар, изјави и останатото на хартија . Ако ова решение ви изгледа малку хаотично, тогаш побарајте посеопфатен систем кој ги покрива повеќето од вашите потреби за управување со бизнисот на едно место.
Главните причини зошто дури и малите компании треба да имплементираат систем за управување со компанијата:
- Подобрување на ефикасноста и продуктивноста: Ефективни претпријатие информациски систем овозможува автоматизација на процесите, намалување на грешките при рачно внесување или копирање податоци и значителна заштеда на време. Ова води до подобрување на ефикасноста и продуктивноста на работниците и ги зголемува перформансите на компанијата.
- Подобро управување со времето: Системот за управување со бизнисот го олеснува планирањето и организирањето на времето, задачите и проектите, овозможувајќи им на вработените повеќе да се фокусираат на својата работа и да го намалат стресот.
- Поефикасно споделување и управување со информации: Управувачкиот информациски систем помага во управувањето со податоци и информации и овозможува подобар пристап и споделување на податоците помеѓу различни сектори и вработени. Ова води до подобрена соработка меѓу вработените, плус ги имате сите важни документи на едно место и тоа значи дека нема повеќе избезумено пребарување низ документите.
- Попрецизно и побрзо одлучување: Системот за управување на компанијата обезбедува информации во реално време за статусот на проектите и активностите на компанијата, овозможувајќи побрзо и подобро информирано одлучување.
- Намалување на трошоците:Информатичкиот систем за малите бизниси овозможува подобро планирање и контрола на приходите и расходите и помага да се идентификуваат областите каде трошоците може да се намалат.
Кои функции да се бараат во системот за управување со компанијата?
Автоматизација
Системот за управување со бизнисот треба да овозможи автоматизација на повторливи процеси или едноставни активности за да се минимизираат грешките и губењето време на повторливи задачи. Автоматизацијата може вклучуваат, на пример, периодично фактурирање, потсетници за плаќање, автоматско испраќање е-пошта, генерирање извештаи или креирање задачи или проекти од шаблони. На овој начин може да се намали товарот на вработените, да се намалат грешките и да се подобри работната ефикасност.
Складирање податоци во облак
Употребата на складирање податоци во облак може да овозможи полесно и побезбедно споделување на податоци во рамките на компанијата, сè е јасно на едно место. Овозможува и пристап до податоци од кое било место и во секое време, со што се зголемува ефикасноста на работата и се овозможува брза размена на информации. Складирањето на податоци во облак ќе биде ценето и од сите компании каде што членовите на тимот работат од домашна канцеларија, на пример.
Управување со задачи
Софтверот за управување со бизнисот треба да овозможи лесно следење и управување со задачите и нивните рокови. Ова може да вклучува, на пример, закажување и доделување задачи, следење на статусот на завршување на задачите и потсетување на задачите што чекаат. Благодарение на ова, членовите на тимот можат поефикасно да ја дистрибуираат работата, да го следат нивниот обем на работа и да ги завршат сите зададени задачи навреме.
Управување со проекти
Системот за управување на компанијата треба да овозможи ефективно управување со проекти, вклучувајќи планирање, координација и следење на напредокот на проектот. Ова вклучува, на пример, буџетско планирање, ефикасност и профитабилност на проектите. Ваквиот систем и овозможува на компанијата подобро да управува со своите проекти и да постигне подобри резултати и профит.
Идеално, избраната алатка треба да понуди повеќе опции за графичко прикажување на проекти, како што се табли Kanban, Gantt графикони или табеларни прегледи за јасна визуелизација на проекти, буџети, доделување задачи, статус и напредок.
CRM
Деловниот софтвер треба да вклучува и алатки за управување со односи со клиенти (CRM). Ова и овозможува на компанијата поефективно да комуницира со клиентите и подобро да управува со нивните барања.
Ако системот ви дозволува да го усогласите CRM со други процеси, како што се управување со проекти, фактурирање, управување со договори или планирање на готовинскиот тек, во рамките на една платформа за управување со бизнисот, можете да ги гледате вашите клиенти од перспектива 360°.
Управување со обемот на работа на вработените
Функцијата за управување со обемот на работа на вработените ќе ви помогне поефикасно да ја дистрибуирате работата меѓу поединечните членови на тимот и на тој начин да го постигнете нивниот оптимален обем на работа. Информацискиот систем на компанијата треба да овозможи планирање на времето и задачите на таков начин што тие се распределени правично и вработените се соодветно оптоварени според нивните способности и работни перформанси. Во исто време, тоа треба да биде системот може да го следи оптоварувањето и, доколку е потребно, понуди соодветно решение, на пример со прераспределба на задачите или зголемување на бројот на вработени во дадениот тим. Тоа ќе овозможи зголемена продуктивност и задоволство на вработените, што придонесува за долгорочен успех на компанијата.
Совети за избор на најдобар софтвер за мали бизниси
При изборот на софтвер за мал бизнис, важно е да ги идентификувате вашите потреби и да го земете предвид вашиот буџет.
Размислете и за леснотијата на имплементација и користење на софтверот, способноста за интегрирање со други системи и софтвер, мобилната апликација и сложеноста на функциите.
1. Идентификувајте ги вашите потреби:
Пред да започнете да го барате вистинскиот софтвер, размислете кои функции и карактеристики ви се потребни за управување со вашиот бизнис.
Имајте на ум дека некои софтвери нудат специјализирани функции за одредени индустрии, додека други се универзални и можат да се прилагодат на потребите на различни индустрии.
2. Леснотија на инсталација и користење на софтверот:
Размислете колку брзо можете да имплементирате нов софтвер во вашиот бизнис и колку е лесен за користење.
Пронаоѓањето софтвер со интуитивен интерфејс и лесно поставување може да заштеди време и да ја минимизира обуката на вработените. Идеално, софтверот има достапни онлајн упатства и видеа за обука кои ќе ви помогнат во обуката или нуди консултации каде што можете да се консултирате за имплементацијата на системот во вашата компанија.
3. Решенија со функционалност за финансиско управување:
Понапредно софтверско решение со функционалност за финансиско управување може да им помогне на малите бизниси да ги следат и управуваат финансиските операции. Ова ќе ви даде преглед на приходите и расходите во тековното време и во блиска иднина или исполнувањето на буџетите. Можете да го предвидите развојот на готовинскиот тек за наредните месеци, профитабилноста на проектите и слабите точки каде парите непотребно протекуваат во компанијата.
4. Можност за интеграција со други системи и софтвер:
Размислете каков друг софтвер користите и дали новиот софтвер е компатибилен и може лесно да се интегрира со други системи. Пристапниот програмабилен интерфејс (API) е затоа клучен. Make е исто така популарна платформа за интеграција, која овозможува напредна интеграција и автоматизација.
Барањето софтвер со функции за увоз и извоз на податоци може да ви ја олесни работата и да го минимизира рачниот внес на податоци.
5. Размислете за вашиот буџет:
При изборот на софтвер, земете го предвид вашиот буџет и обидете се да најдете решение кое ги задоволува вашите потреби и е достапно за вашиот бизнис.
Бидете внимателни кога ги споредувате понудите и размислете дали дополнителните функции вредат за повисоката цена. Бесплатна пробна верзија треба да биде се разбира.
6. Мобилната апликација вклучува:
Достапноста на мобилната верзија на системот за управување со бизнисот ви овозможува вам и на вашите вработени да останете поврзани и да реагираат во движење, без оглед на моменталната локација и опрема. Ова е особено важно кога станува збор за управување со хибридни и оддалечени тимови и активности.
Имајте на ум дека мобилната апликација треба да биде лесна за употреба и достапна на различни оперативни системи.
7. Сеопфатни функции за известување:
Софтверско решение со сеопфатни функции за известување може да им помогне на малите бизниси да ги следат и анализираат перформансите на вашиот бизнис, да ја следат ефективноста на вашите активности, проекти и кампањи за да можете флексибилно да реагирате на новите ситуации.
Идеално, софтверот на вашата компанија ќе обезбеди вредни сознанија за вашите финансиски перформанси, напредок на проекти и задачи, капацитет и искористеност на вработените и многу повеќе. Дополнително, напредното решение ви овозможува да креирате сопствени графички извештаи и да поставувате различни критериуми за собирање и сортирање на податоците.
8. Комуникациска функција на компонентите:
Барањето софтвер со комуникациски функции како што се алатки за разговор или споделување датотеки може да им помогне на бизнисите ефикасно да управуваат со внатрешните комуникации.
Исто така, барањето софтвер што може да се интегрира со други алатки за комуникација, како што е видео повикот, може да биде корисно за лесна тимска соработка.
Веќе избрани?
Како сопственици на мали бизниси, имаме многу да се справиме и често не е лесно да се собере сè. Вистинското софтверско решение за управување со вашиот бизнис може да ви даде голема предност во однос на вашата конкуренција. Одеднаш ќе добиете преглед - на нарачките и задачите и нивните рокови, клиентите и комуникацијата со нив, готовинскиот тек и обемот на работа на поединечните членови на тимот. Ќе заштедите многу време потрошено на повторливи задачи со мала додадена вредност. Наместо тоа, можете да ја фокусирате вашата енергија на иновации и решенија кои го движат вашиот бизнис напред.
Автор: Caflou - Сите во еден систем за управување за мали и средни компании
Caflou ќе ви помогне ефикасно да управувате со целата компанија и нејзините финансии. Тоа ќе ви овозможи да го следите готовинскиот тек и да го предвидите неговиот иден развој. Ќе се ослободите од рутинската работа, ќе ја намалите стапката на грешки, ќе ја подобрите тимската работа и ќе ги зголемите перформансите на компанијата. Сите на едно место. Од каде било и по пристапна цена.
